Afleiding op de loer

De telefoon rinkelt, mail komt binnen, een sms-je of appje flitst op je telefoon, de koffie wordt gebracht en je collega heeft dringend behoefte aan een overleg en een ‘pling’ van de AEX index geeft je een seintje om actie te ondernemen. Het gebruikelijke gebeuren op een normale werkdag.

Al deze interrupties geven ook een gevoel van erbij horen, van belangrijk, onmisbaar en geliefd te zijn. Daarnaast doet het een appèl op je nieuwsgierigheid; wat als ik dat sms-je te laat lees, wat mis ik dan, heb ik dan nog invloed op wat er gebeurt?

Aan het eind van de dag vraag je je af waar je eigenlijk mee bezig bent geweest. Heb je gedaan wat je wilde doen, klopt je planning of heb je het plannen van je dag al opgegeven? Om toch wat taken af te krijgen ga je ’s avonds aan de eettafel nog even wat werk verzetten. De tv schalt op de achtergrond en het gesprek van je partner met schoonmoeder is duidelijk hoorbaar met een klank van afkeuring op het huislijk tafereel.

Morgen ga je het anders doen…

Want eigenlijk weet je het wel. Werk is werk en privé is privé. De scheidslijn is als een stippellijntje op papier, er zitten allemaal gaten van ontsnapping in.

De utopie van ongestoord werken hoeft geen utopie te zijn

Je zult een moment moeten uittrekken om alles wat je doet en nog moet doen op een rijtje te zetten.

Schrijf alles op wat je nog moet doen. De bekende ‘to-do’ lijst. Zowel privézaken als werk gerelateerde activiteiten. Achter alle activiteiten schrijf je de prioriteit op en hoe lang je denkt ermee bezig te zijn. En dan maak je keuzes wat wel en niet belangrijk is. Je stelt jouw prioriteit!

Dan schrijf je die lijst over in je agenda. Er staan al afspraken in, die houd je dus, echter bij jouw perfecte planning is altijd ruimte voor het onverwachte.

De clou zit ‘m in het goed indelen, ruimte overhouden voor het onverwachte én je houden aan wat je opgeschreven hebt.

Waar houd je rekening mee en voorkom interruptie tijdens je werk:

1. Tijd van opstaan
2. Tijd om te ontbijten, lunch voorbereiden
3. Reistijd
4. Afspraken die je in je agenda hebt
5. Lunchtijd
6. Middag- en avondafspraken.

Iedereen heeft vaste momenten in zijn agenda. Momenten voor sport, vergaderen, werkoverleg, deadlines. En uiteraard ook allerlei privéactiviteiten. Daarnaast reserveer je 2 x 30 minuten voor mail, telefoon en social media in je agenda.  Op die manier blijf je gestructureerd bij en ben je selectief met je tijd.

Al die vaste momenten zet je er eerst in agenda. Daarna je prioriteiten.

De volgende stap is om je ook aan die agenda te houden. Een hulpmiddel is om alles wat je kan afleiden ook daadwerkelijk uit te doen. Op die manier houd je focus én is de interruptie minder.

Zelf houd ik van vroeg opstaan. De interne wekker gaat tegenwoordig om vijf uur, de werkelijke wekker om half zes. Als het nog donker is ga ik eerst werken, en dan ga ik na een uurtje sporten. De ervaring heeft geleerd dat als ik sporten uitstel tot de middag of avond ik het niet meer doe. Dat houdt dan ook in dat ik de avond ervoor op tijd in mijn bed lig. Daar houd ik dan weer rekening mee in de planning. Ik noem mijn planning dan ook Mijn Perfecte Planning. Het gratis e-boek Jouw Perfecte Planning kun je via deze pagina aanvragen.

Ligt alles vast?

Nee. Enige flexibiliteit is wel handig. De computer is gehacked, met je moeder onverwacht naar de dokter, je moet op de school van je kind verschijnen, je moet direct reageren op het probleem van een klant of je wordt spontaan mee uit eten gevraagd door je collega om eens even bij te praten.

Daar houd je elke week rekening mee. Daarom is het handig een dagdeel per week vrij te houden voor de restjes. En dat dagdeel heb je nodig ook. Voor mail die je niet binnen 2 minuten kunt beantwoorden, om je ideeën te ordenen van die week, je contacten bij te houden én om de volgende week te plannen.

Alleen werk of ook privé?

Wat ik doe in mijn werk, doe ik ook privé. Grotere klussen (raamkozijnen schuur vervangen, nieuwe tegelvloer) worden gepland wanneer mijn man een paar dagen achter elkaar vrij is. Ik help voorbereiden en ben dan de kok van de week. Kleinere klusjes worden in de avonduren en weekenden gedaan met genoeg tijd voor ontspanning.

En werkt het altijd? Nee. Soms gooi ik alles in de hoek, ontsnap ik in een boek, zet ik geen wekker en stel klussen uit. Echter, ik weet wie ik er mee te pakken heb. En dat is mezelf en mijn onderneming.

Succesvol zijn in leven en ondernemen is onder andere doelgericht en slim aan het werk gaan. Een planning maken én uitvoeren is er één van.

Hoe doe jij dat met plannen, uitvoeren en ontspanning? Hoe voorkom jij interruptie? Krijg jij alles af wat je wilt doen? Vertel je tips in onderstaand reactieveld. Ik leer graag van je.

Op jouw ondernemerschap!

Michaëla Wierdsma

PS: door schade en schande kwam ik er achter dat ik eens per maand zo’n ‘donder-op-met-je-planning’ periode heb. Die heb ik nu ook maar geagendeerd, toch handig dat vrouw zijn 🙂

PS: DEEL dit artikel alsjeblieft met jouw netwerk door op de Facebook, LinkedIn, Twitter en Google knoppen te klikken, want zo kunnen je vrienden in jouw netwerk ook van dit materiaal profiteren.