Gisteren was ik mijn planning aan het maken voor deze week. Oh help! Ik had wat over het hoofd gezien, dit moest meteen gebeuren en dus ging ik gelijk aan de slag. JA, met dingen die ik niet gepland had, pfffff… daar ging mijn planning en daardoor ook mijn vrije avond met gezin.

Stom natuurlijk, ik belandde in mijn eigen vak I. Vak I? Ja, vak I van de tijdmanagementmatrix van Stephen Covey.

Tijd om even te stoppen met alles wat ik aan het doen was. Tijd om een lijst te maken van alles wat ik nog doen moest en om deze weer in te delen. In mijn boek ‘Smelt die ijsberg! Los onbewuste blokkades op met de START&GO-methode’ leg ik je in hoofdstuk 12 uit hoe je dit kwadrant aanpakt.

Volgens Covey kun je je tijd in 4 kwadranten indelen.

De vier kwadranten

Het eerste kwadrant is Dringend en Belangrijk. Daar zitten alle crisis momenten in (spoedbestelling ophalen, telefoon repareren), de urgente problemen (sleutels zoeken, vergadering voor over 1 uur voorbereiden), projectendeadlines (blog voor dezelfde dag schrijven, btw aangifte doen, beloftes nakomen die je die dag zou mailen). Als je erbij nadenkt zitten de meeste ondernemers in het eerste kwadrant. Er is altijd iets dat ‘even’ dringend gedaan moet worden.

Kwadrant twee gaat over Niet Dringend en Belangrijk. Dat is het kwadrant waar je eigenlijk  voornamelijk wilt werken. In dat vak ben je aan het werk aan je onderneming, werk je plannen uit, doe je onderzoek, schrijf je een boek, artikel of website tekst. Daar bereid je een vergadering voor of een bezoek van een klant. Daarin houd je ook je vakliteratuur bij en onderhoud je je relaties.

Ideaal

Ideaal is om dus veel in kwadrant twee te werken buiten je dagelijkse werk om. Op momenten dat ik met klanten werk ben ik in kwadrant I bezig, zonder dat het een crisis is. Daaromheen plan ik zo veel mogelijk volgens kwadrant II.

Het derde kwadrant is Dringend en Niet Belangrijk. Dat kunnen e-mails zijn, interrupties van mensen, sommige post, sommige telefoontjes. Voor deze activiteiten ruim je elke dag tijd in op momenten dat je niet heel alert hoeft te zijn. Bijvoorbeeld vlak voor de lunchpauze of aan het einde van de dag. Alles wat je binnen 2 minuten kunt doen werk je weg, het andere plan je in je week.

Niet Dringend en Niet Belangrijk is het vierde kwadrant. Dat is de ‘ik-heb-geen-zin-en-ben-toch-nuttig-bezig’ vak. Daarin zitten e-mails, social media, internetten, sommige telefoontjes, sommige contacten, tv kijken, niet werk gerelateerde facebook.

Wat zit jij?

Het is aan jou om te bedenken wat in vak I, II, III of IV hoort en waar jij je het meeste begeeft en wanneer. Dat laatste is onderbelicht. Zit je vaak ik in vak IV, bedenk dan wanneer en hoe je humeur of energieniveau is. Hoe is het op dat moment met je lichamelijke gestel?  Eens per maand heb ik een ‘off-day’ ik ben dan heel belangrijk…in vak IV!

Zit je vaak in vak I, bedenk dan of de crisis werk gerelateerd is of meer met je privésituatie te maken heeft. Sta dus even stil bij je eigen werkzaamheden.

Planning maken

Ongeacht wat voor werk je ook doet, je kunt altijd de vier kwadranten gebruiken. Dat geldt ook voor je privéleven. Als je tijd wilt overhouden voor familie, sport en persoonlijke ontwikkeling, zal je de huishoudelijke taken in moeten delen in je vrije tijd. Ik heb bijvoorbeeld een schoonmaakschema gemaakt, als er dan onverwacht visite is hoef ik niet als een tierelier schoon te maken, het huis is bijgehouden en er is altijd genoeg eten in de kast voor onverwachte gasten. Het heeft allemaal te maken met hoe jij je tijd indeelt en waar je prioriteiten legt. Op de site I Love Life, hét 40+ platform voor ondernemende mensen, staan meer inspirerende artikelen over de 9 cirkels van je leven. Ook worden er regelmatig workshops gegeven over tijd, plannen en het bereiken van jouw ideale leven.

Het cruciale woord is planning, kwadrant twee. Mijn tip is om het maken van een planning elke week in je agenda te zetten en uiteraard je aan die planning te houden.

Hoe krijg jij alles gedaan wat moet gebeuren? Of laat jij je wel eens afleiden door onverwachte gebeurtenissen? Schrijf het in onderstaand reactieveld, ik leer graag van jou.

Op jouw succes.

Michaëla Wierdsma

PS: DEEL dit artikel alsjeblieft met jouw netwerk door op de Facebook, LinkedIn, Twitter en Google+ knoppen te klikken, want zo kunnen je vrienden in jouw netwerk ook van dit materiaal profiteren.

Foto: Eric Rothermel